رويه عملي مراحل ثبت شركت
ابتدا از طريق سامانه ي اينترنتي http:sherkat.ssaa.ir اقدام به درخواست ثبت شركت نماييد. پس از تكميل دقيق اطلاعات و پذيرش اينترنتي از طريق سامانه و اخذ تاًييديه ي پذيرش، نسخ اصلي صورت جلسات تنظيمي و ضمائم آن ها به همراه مدارك مربوطه را از طريق باجه هاي پست به صورت سفارشي به آدرس ذكر شده در تاًييديه ي پذيرش ارسال كنيد. لازم به تذكر است كه امر تعيين نام، فقط در تهران انجام ميشود و شركتهايي كه در ساير شهرها ثبت ميشوند، نيز جهت تعيين نام به تهران معرفي ميشوند. با تكميل فرم ها و ارسال آن به اداره ي ثبت شركت ها اگر صورتجلسه ي شما داراي نقص باشد، براي شما ابلاغ رفع نقص ارسال مي شود و بايد رفع نقص نماييد و اگر صورتجلسه ي شما تاييد شود در نهايت جهت صدور آگهي به روزنامه ارسال مي گردد و در حالتي ديگر حتي ممكن است صورتجلسه ي شما رد شود كه در اين حالت دلايل رد صورتجلسه طي ابلاغيه اي به شما اعلام مي گردد تا نسبت به صدور صورتجلسه ي جديد اقدام نماييد.
بنابراين در صورت پذيرش، مسئول اداره، دستور ثبت در دفتر ثبت شركت ها را صادر مي نمايد. در حقيقت ثبت شركتنامه رسميت يافتن آن بين شركا است كه در دفتر جداگانه به عمل مي آيد و شركا تماماَ ذيل ثبت را امضا و مطابقت ثبت را با اصل شركتنامه تصديق خواهند نمود. بدين ترتيب متقاضي پيش نويس را تحويل مسئول دفتر مي دهد. در اين مرحله است كه به شركت شماره ثبت داده مي شود و مشخصات محتويات در دفاتر مخصوص ثبت مي شود. مسئول دفتر شروع به ثبت شركتنامه و پيش نويس آگهي تاسيس شركت در دفتر ثبت شركت ها مي نمايد، كارت شناسايي متقاضيان را اخذ مي كند و آن را با مشخصات مندرج در شركتنامه تطبيق مي دهد. احراز هويت متقاضيان، اخذ امضا از متقاضيان در ذيل ثبت در دفتر، تصديق متقاضيان تحت عنوان ثبت با سند برابر است، نوشتن شماره ي ثبت در اظهارنامه و شركتنامه ي شركت از ساير اقدامات مسئول دفتر مي باشد. مسئول ثبت دفتر، تشكيل پرونده داده و در روي آن از لحاظ تكميل امضاگواهي مي نمايد. يك نسخه اساسنامه و شركتنامه و اظهارنامه، تحويل موسسين مي گردد و نسخه ي ديگر اظهارنامه و اساسنامه و شركتنامه و پيش نويس آگهي را كه تشكيل پرونده گرديده، جهت تحرير به اتاق تايپ ارسال مي دارد. اقدام آخر، تحرير و صدور آگهي تاسيس شركت است. به عنوان اقدام نهايي هر شركت پس از اقدام جهت ثبت شركت خود و اخذ شماره ثبت، بايد نسبت به اخذ روزنامه رسمي اقدام كند تا ثبت شركت اودر قوه قضاييه ثبت گردد. متقاضي بايد يك نسخه از آگهي را به "واحد روابط عمومي" مستقر در اداره ي كل ثبت شركت ها و مالكيت صنعتي و نسخه ي ديگر را به دفتر يك روزنامه ي رسمي جمهوري اسلامي ايران تسليم كند. با توجه به ماده ي 6 نظامنامه ي قانون تجارت وزارت عدليه و ماده ي 197 قانون تجارت در ظرف مدت يك ماه از تاريخ ثبت شركت، بايد خلاصه ي شركت نامه و منضمات آن، توسط اداره ثبت در روزنامه رسمي جمهوري اسلامي ايران و يكي از جرايد كثيرالانتشار مركز اصلي شركت به خرج خود شركت منتشر شود.
تذكر1: اظهارنامهي ثبت شركت از اوراق بهادار بوده كه بايد از ادارهي ثبت شركتها تهيه شود. براي دريافت اظهارنامهي مزبور بايد تقاضانامهاي داير بر قصد تأسيس شركت، تنظيم شود.
تذكر2: مرجع ثبت شركتها در تهران «ادارهي ثبت شركتها و مالكيت صنعتي» كه از دواير ادارهي ثبت اسناد و املاك است؛ ميباشد و در خارج از تهران «ادارهي ثبت اسناد و املاك» مركز اصلي شركت و نقاطي كه اداره يا دايرهي ثبت اسناد وجود ندارد؛ دفترخانهي اسناد رسمي و اگر مرجع مذكور، وجود نداشتهباشد؛ دفتر دادگاهِ محل است. در صورت اخير بايد تا سه ماه پس از تأسيس اداره يا شعبهي اسناد در محل مذكور، شركت را در دفتر ثبت اسناد، به ثبت رساند (تبصره و مادهي 2 نظامنامهي قانون تجارت وزارت عدليه).
تذكر3: شركتنامهي مذكور بايد به صورت رسمي باشد. شركتنامه نيز حاوي اطلاعات مذكور در فرم تقاضانامه است. به موجب مادهي 5 قانون طرح اصلاحي آييننامهي ثبت شركتها مصوب شهريور ماه 1340، ادارهي ثبت شركتها در تهران و دواير ثبت شركتها در شهرستانها، در ثبت شركتنامه، قائممقام دفترخانههاي اسناد رسمي هستند و از اينرو براي تنظيم شركتنامهي رسمي، نياز به مراجعه به دفترخانهي اسناد رسمي نيست.
تذكر4: در صورتجلسهي مذكور، نكات ذيل درج ميگردد: زمان تشكيل جلسه، تصريح به اينكه اساسنامه، اظهارنامه و شركتنامه به تصويب و امضاي كليهي شركاي شركت رسيده است؛ تعيين و تصريح اعضاي هيأت مديره و مدت مديريت آنها، تعيين دارندگان حق امضاي اسناد تعهدآور شركت، تصريح به اينكه اعضاي مدير با امضاي صورتجلسهي مذكور، قبول سِمت مينمايند؛ تصريح به مبلغ سرمايهي شركت و پرداخت آن از طرف كليهي شركا و تحويل آن توسط مديرعامل و اقرار مديرعامل به وصول سرمايهي شركت، تعيين شخصي براي انجام كارهاي لازم براي ثبت شركت.
منابع: