ابتدا از طریق سامانه ی اینترنتی http:sherkat.ssaa.ir اقدام به درخواست ثبت شرکت نمایید. پس از تکمیل دقیق اطلاعات و پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تاًییدیه ی پذیرش، نسخ اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آن ها به همراه مدارک مربوطه را از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرس ذکر شده در تاًییدیه ی پذیرش ارسال کنید. لازم به تذکر است که امر تعیین نام، فقط در تهران انجام می‌شود و شرکت‌هایی که در سایر شهرها ثبت می‌شوند، نیز جهت تعیین نام به تهران معرفی می‌شوند. با تکمیل فرم ها و ارسال آن به اداره ی ثبت شرکت ها اگر صورتجلسه ی شما دارای نقص باشد، برای شما ابلاغ رفع نقص ارسال می شود و باید رفع نقص نمایید و اگر صورتجلسه ی شما تایید شود در نهایت جهت صدور آگهی به روزنامه ارسال می گردد و در حالتی دیگر حتی ممکن است صورتجلسه ی شما رد شود که در این حالت دلایل رد صورتجلسه طی ابلاغیه ای به شما اعلام می گردد تا نسبت به صدور صورتجلسه ی جدید اقدام نمایید.
بنابراین در صورت پذیرش، مسئول اداره، دستور ثبت در دفتر ثبت شرکت ها را صادر می نماید. در حقیقت ثبت شرکتنامه رسمیت یافتن آن بین شرکا است که در دفتر جداگانه به عمل می آید و شرکا تماما ذیل ثبت را امضا و مطابقت ثبت را با اصل شرکتنامه تصدیق خواهند نمود. بدین ترتیب متقاضی پیش نویس را تحویل مسئول دفتر می دهد. در این مرحله است که به شرکت شماره ثبت داده می شود و مشخصات محتویات در دفاتر مخصوص ثبت می شود. مسئول دفتر شروع به ثبت شرکتنامه و پیش نویس آگهی تاسیس شرکت در دفتر ثبت شرکت ها می نماید، کارت شناسایی متقاضیان را اخذ می کند و آن را با مشخصات مندرج در شرکتنامه تطبیق می دهد. احراز هویت متقاضیان، اخذ امضا از متقاضیان در ذیل ثبت در دفتر، تصدیق متقاضیان تحت عنوان ثبت با سند برابر است، نوشتن شماره ی ثبت در اظهارنامه و شرکتنامه ی شرکت از سایر اقدامات مسئول دفتر می باشد. مسئول ثبت دفتر، تشکیل پرونده داده و در روی آن از لحاظ تکمیل امضاگواهی می نماید. یک نسخه اساسنامه و شرکتنامه و اظهارنامه، تحویل موسسین می گردد و نسخه ی دیگر اظهارنامه و اساسنامه و شرکتنامه و پیش نویس آگهی را که تشکیل پرونده گردیده، جهت تحریر به اتاق تایپ ارسال می دارد. اقدام آخر، تحریر و صدور آگهی تاسیس شرکت است. به عنوان اقدام نهایی هر شرکت پس از اقدام جهت ثبت شرکت خود و اخذ شماره ثبت، باید نسبت به اخذ روزنامه رسمی اقدام کند تا ثبت شرکت اودر قوه قضاییه ثبت گردد. متقاضی باید یک نسخه از آگهی را به "واحد روابط عمومی" مستقر در اداره ی کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و نسخه ی دیگر را به دفتر یک روزنامه ی رسمی جمهوری اسلامی ایران تسلیم کند. با توجه به ماده ی 6 نظامنامه ی قانون تجارت وزارت عدلیه و ماده ی 197 قانون تجارت در ظرف مدت یک ماه از تاریخ ثبت شرکت، باید خلاصه ی شرکت نامه و منضمات آن، توسط اداره ثبت در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران و یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت به خرج خود شرکت منتشر شود.
تذکر1: اظهارنامه‌ی ثبت شرکت از اوراق بهادار بوده که باید از اداره‌ی ثبت شرکت‌ها تهیه شود. برای دریافت اظهارنامه‌ی مزبور باید تقاضانامه‌ای دایر بر قصد تأسیس شرکت، تنظیم شود.
تذکر2: مرجع ثبت شرکت‌ها در تهران «اداره‌ی ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی» که از دوایر اداره‌ی ثبت اسناد و املاک است؛ می‌باشد و در خارج از تهران «اداره‌ی ثبت اسناد و املاک» مرکز اصلی شرکت و نقاطی که اداره یا دایره‌ی ثبت اسناد وجود ندارد؛ دفترخانه‌ی اسناد رسمی و اگر مرجع مذکور، وجود نداشته‌باشد؛ دفتر دادگاه محل است. در صورت اخیر باید تا سه ماه پس از تأسیس اداره یا شعبه‌ی اسناد در محل مذکور، شرکت را در دفتر ثبت اسناد، به ثبت رساند (تبصره و ماده‌ی 2 نظامنامه‌ی قانون تجارت وزارت عدلیه).
تذکر3: شرکت‌نامه‌ی مذکور باید به صورت رسمی باشد. شرکتنامه نیز حاوی اطلاعات مذکور در فرم تقاضانامه است. به موجب ماده‌ی 5 قانون طرح اصلاحی آیین‌نامه‌ی ثبت شرکت‌ها مصوب شهریور ماه 1340، اداره‌ی ثبت شرکت‌ها در تهران و دوایر ثبت شرکت‌ها در شهرستان‌ها، در ثبت شرکتنامه، قائم‌مقام دفترخانه‌های اسناد رسمی هستند و از اینرو برای تنظیم شرکت‌نامه‌ی رسمی، نیاز به مراجعه به دفترخانه‌ی اسناد رسمی نیست.
تذکر4: در صورت‌جلسه‌ی مذکور، نکات ذیل درج می‌گردد: زمان تشکیل جلسه، تصریح به اینکه اساسنامه، اظهارنامه و شرکتنامه به تصویب و امضای کلیه‌ی شرکای شرکت رسیده است؛ تعیین و تصریح اعضای هیأت مدیره و مدت مدیریت آنها، تعیین دارندگان حق امضای اسناد تعهدآور شرکت، تصریح به اینکه اعضای مدیر با امضای صورت‌جلسه‌ی مذکور، قبول سمت می‌نمایند؛ تصریح به مبلغ سرمایه‌ی شرکت و پرداخت آن از طرف کلیه‌ی شرکا و تحویل آن توسط مدیرعامل و اقرار مدیرعامل به وصول سرمایه‌ی شرکت، تعیین شخصی برای انجام کارهای لازم برای ثبت شرکت.
منابع:
